Todos conocemos el término facturación y, lo que más nos inquieta, las facturas. Pero no tenemos muy claro en que consiste el proceso de facturación ni porque es tan importante para las empresas o negocios. Precisamente porque no nos dedicamos a ello, trabajamos por cuenta ajena o todavía no formamos parte del mundo laboral, no tenemos la necesidad de saber más de lo que sabemos: que es un rollo. Al menos eso nos hacen creer los que facturan todo aquello que no es la maleta en el avión.
No obstante, la facturación no es más que un proceso. Un proceso sencillo que consiste en emitir y registrar documentos en los que se acredita la venta de bienes o la prestación de servicios, a los clientes. Dada la creciente popularidad de los negocios en línea, la facturación se ha convertido en algo fundamental, para proporcionar la transparencia necesaria en las diferentes transacciones comerciales. Al mismo tiempo que se cumple con la legislación fiscal correspondiente.
Esto nos lleva a definir tres términos asociados pero diferentes: la factura, el recibo y el comprobante. Siendo la factura el documento que respalda la venta, detallando los costes, las unidades, el impuesto y otra serie de aspectos relativos a la transacción. El recibo, por otro lado, deja constancia de que se ha realizado un pago por parte del cliente; mientras que el comprobante es el documento que acredita la realización de una transacción, como puede ser el pago de un salario o la cancelación de un préstamo.
Por lo que podemos decir que la facturación es un proceso que resulta imprescindible y obligatorio, para cualquier empresa o profesional. Razón por la que hay que tenerla bajo control, por lo que hay que entender cómo funciona y la relación que existe entre la misma y el pago de los impuestos en nuestro país.
Tipos de facturación que se pueden utilizar
A cada situación, su facturación. Existen varios tipos, cada uno adecuado para una finalidad concreta. No obstante, los más comunes son la facturación en papel, las facturas proforma y rectificativas y la facturación electrónica. Esta última será la que se imponga a partir del próximo año, como nos recuerdan desde ERPLoop, expertos en programas de facturación para Pymes y autónomos.
Antes de centrarnos en el proceso de facturación electrónica que va a imponerse por ley, hablaremos de los otros tipos. Siendo la facturación en papel la más habitual hasta hace relativamente poco. Este tipo de facturación se corresponde con el uso de documentos físicos que, por lo general, deben conservarse durante el periodo de tiempo que establece la ley. Aunque como decimos, este tipo de facturación está siendo reemplazado de forma gradual, por la facturación electrónica. No obstante, en algunos casos sigue siendo requerida y utilizada por las empresas.
En cuanto a las facturas proforma y rectificativas, las primeras son aquellas que se emiten antes de que se realice la transacción real, sirviendo como cotización o compromiso de venta; las rectificativas se elaboran para corregir errores u omisiones en las facturas emitidas con anterioridad.
A la hora de optimizar los diferentes procesos de facturación, es posible seguir estrategias que, además atajan el camino a la facturación electrónica. Esto es muy habitual en los negocios en línea, por lo que se puede seguir la misma dinámica.
Implementar una solución de facturación electrónica, permite automatizar y agilizar procesos, reducir errores y mejorar notablemente, la gestión fiscal. Establecer políticas de facturación, claras y consistentes, en las que cada empleado comprenda las pautas establecidas y las siga a la hora de emitir facturas. Mantener un registro organizado y actualizado que sea supervisado de forma periódica, tanto las facturas emitidas como los pagos recibidos, de modo que se pueda detectar con tiempo cualquier discrepancia o problema. Las auditorías internas y externas, son muy útiles a la hora de identificar las áreas susceptibles de mejora y, garantizar el cumplimiento de la legislación fiscal y comercial.
Cada factura, debe contar con una serie de datos ineludibles para que sea correcta. La información que se proporciona debe ser precisa y suficiente para permitir la identificación de la transacción realizada, así como de las partes involucradas. Lo elementos a incluir son los siguientes:
- Datos del emisor de la factura: nombre, identificación fiscal, domicilio y datos de contacto.
- Datos del destinatario: nombre, identificación fiscal y dirección.
- Número de la factura: debe ser único y correlativo.
- Fecha de emisión y de vencimiento si procede.
- Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
- Cantidad y precio unitario de cada artículo o servicio.
- Importe total de la factura, sin impuestos y descuentos aplicables.
- Información sobre los términos de pago y, si procede, información bancaria para realizar el pago.
Facturación electrónica y otros detalles
Como ya adelantábamos, la facturación electrónica se impone. Hasta ahora la validez de dichas facturas dependía del consentimiento del destinatario. Una vez entrada en vigor la Ley Crea y Crece, el consentimiento deja de ser necesario, puesto que la facturación electrónica será obligatoria para todos el próximo año. El objetivo de esta obligatoriedad, es fomentar la digitalización y reducir la morosidad.
Para muchos, esta obligación ha sido efectiva en este año, y conviene saber que, el sistema Verifactu, requerirá que los registros de facturación se envíen de manera automática a la Agencia Tributaria, mediante un software homologado. Con esto se pretende garantizar la trazabilidad y el control fiscal de las empresas.
Retomando la cuestión de las facturas, tan necesarias para la correcta facturación, diremos que existen varios tipos. Conocer las diferentes facturas que se pueden realizar es indispensable para que los negocios lleven a cabo una facturación correcta.
En primer lugar, encontramos la factura simplificada, este tipo de factura, sustituye al antiguo ticket de la compra. Es decir, se trata del documento que se obtiene cuando realizas una adquisición de bienes en cualquier establecimiento. La Agencia Tributaria lo acepta únicamente si no supera los cuatrocientos euros (IVA incluido), si se trata de una factura rectificativa, tras recibir autorización por parte del Departamento de Gestión Tributaria o, en el caso de registrar una operación comercial en la que se permita la emisión de tickets, lo que suele cubrir operaciones comerciales que no superen los tres mil euros, IVA incluido.
Pasamos a las facturas ordinarias, de uso estándar y, por lo tanto, las más comunes. Se trata de un registro físico de una operación o pago comercial. Esta operación hacer referencia a una compra, venta o a la prestación de un servicio.
Las facturas rectificativas, de las que ya hablamos, son conocidas también como facturas de abono. Son los documentos que se emiten con intención de modificar o corregir los datos o el importe de una factura emitida previamente.
Por último, encontramos las facturas recapitulativas que permiten agrupar diferentes operaciones comerciales, siempre que sean para un mismo cliente y dentro de un mismo mes natural. A tener en cuenta que los albaranes no se considerar como facturas, siendo comprobantes de entrega de mercancía a proveedores, por lo que no forman parte de las facturas. Del mismo modo que tampoco se contempla en facturación electrónica, la citad factura proforma, por carecer de valor fiscal.
Respecto a las obligaciones de facturación, podemos decir que el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación, estableciendo un conjunto de normas que, todas y cada una de las facturas emitidas, deben cumplir. Este decreto establece los diferentes tipos de facturas, estipula el contenido de las mismas, observa las características específicas de la factura electrónica, establece los plazos de pago y, deja claros los requisitos y pasos a seguir para que la normativa se cumpla.
Con todo esto, los tres requisitos que hay que tener en cuenta, de cara a que los documentos emitidos tengan validez legal para Hacienda son:
- Legibilidad: debe poderse leer sin dificultad.
- Autenticidad: debe garantizarse la identidad del emisor y el receptor.
- Integridad: debe asegurarse que el contenido de la factura sea íntegro y no haya sido modificado de forma ilegal.
Sabiendo algo más sobre facturación, no es de extrañar que se considere la facturación electrónica como la mejor manera de llevar la facturación de una empresa o negocio. Una vez que el Estado afirma que las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las tradicionales, podemos hablar de sus beneficios:
- Agilizan la tramitación, cobro incluido.
- Minimiza el error humano.
- Disminuyen los costes de impresión y envío, minimizando el impacto sobre el medio ambiente.
- Permiten llevar a cabo un mejor almacenamiento de los documentos, sea en un disco duro o una base de datos.
- Dificulta el fraude.
- Contribuye a modernizar la economía.
En conclusión, podemos decir que, si no tienes ni idea de facturación pero te va a tocar aprender, porque vas a emprender tu negocio o montar una empresa, lo mejor para quitarse quebraderos de cabeza, es recurrir de entrada a la facturación electrónica. Basta con disponer de un buen programa de facturación para que todos los números cuadren sin el mayor esfuerzo. La contabilidad queda reducida al ordenador y no hay que andar buscando o archivando documentos que luego, hay que ordenar y tener a buen recaudo.
